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Digital.CSIC – FAQs / Preguntas frecuentes

Para una panorámica general del funcionamiento y servicios del repositorio institucional recomendamos la lectura de las políticas de Digital.CSIC con información sobre qué tipo de contenidos y colecciones pueden desarrollarse, qué formatos son los preferidos, quién puede depositar trabajos, qué ocurre con la retención, la sustitución y la eliminación de registros, etc.

Se presenta a continuación un listado de preguntas frecuentes de nuestros usuarios relacionadas con Digital.CSIC, con las que se trata de ofrecer respuesta a las dudas más habituales. Ésta es una sección dinámica, que se irá actualizando periódicamente con las nuevas preguntas o sugerencias que se reciban en el correo digital.csic@bib.csic.es o en el 91 568 16 69.

1. Generalidades
   - ¿Para qué sirve Digital.CSIC?
   - ¿Qué ventajas me aporta Digital.CSIC como autor, cuando mis trabajos ya los leen mis colegas de disciplina de ésta y otras instituciones?
   - ¿Es obligatorio archivar las publicaciones en Digital.CSIC?
   - ¿Qué hay que hacer para pedir una sesión formativa o informativa de Digital.CSIC en mi instituto?

2. Usuarios
   - ¿Hace falta disponer de un usuario para consultar los contenidos de Digital.CSIC o para subscribirse a una colección?
   - ¿Quién puede tener un usuario Digital.CSIC?
   - ¿Por qué no tengo usuario Digital.CSIC a pesar de formar parte de un instituto del CSIC?
   - Mi usuario Digital.CSIC no está operativo. ¿Cuál puede ser la causa?
   - ¿Cómo funciona la autenticación de usuario?
   - ¿Puedo asociar mi usuario Digital.CSIC a mi correo personal?
   - Soy miembro de un instituto mixto del CSIC y la universidad, pero estoy adscrito a la universidad, no al Consejo. ¿Puedo disponer de un usuario Digital.CSIC y archivar mis trabajos en el repositorio del CSIC?
   - ¿Qué sucede si se producen cambios en las direcciones de correo electrónico o hay cambios en la estructura de los institutos del CSIC?
   - ¿Qué ocurre si un autor cambia de instituto de adscripción?
   - ¿Se pierde el usuario Digital.CSIC si se abandona el CSIC?

3. Archivo de trabajos en Digital.CSIC
   - ¿Es imprescindible adjuntar un archivo de texto completo en el proceso de depósito de un trabajo en Digital.CSIC?
   - ¿Qué es el servicio de archivo delegado (SAD)?
   - ¿Qué ayuda reciben los investigadores del CSIC para archivar sus publicaciones?
   - ¿Puedo modificar la descripción bibliográfica de mis trabajos que figura en Digital.CSIC?
   - ¿Puedo sustituir o eliminar el archivo asociado a un registro de Digital.CSIC?
   - ¿Existen limitaciones de tamaño para los archivos que pueden depositarse en Digital.CSIC?
   - ¿Cómo envío un fichero de texto completo para su archivo delegado en Digital.CSIC si excede el tamaño que admite el sistema de correo electrónico?
   - ¿Qué recursos hay disponibles para el archivo de trabajos?
   - ¿Cómo se recogen los nombres de autor en Digital.CSIC?
   - ¿Qué es un registro de acceso restringido?
   - ¿Qué sucede si un trabajo lo han publicado dos o más autores de diferentes centros del CSIC?
   - ¿Cómo debo llamar a los ficheros de los registros?

¿Para qué sirve Digital.CSIC?  subir

El repositorio institucional Digital.CSIC es un archivo que da acceso a los textos completos de las publicaciones científicas elaboradas en el CSIC. Su objetivo principal es incrementar la difusión y la visibilidad en la web de las publicaciones de sus autores, crear una memoria documental de todas las publicaciones de la institución en un único recurso, garantizar la preservación a largo plazo de las mismas y ofrecer servicios de valor añadido a la comunidad científica del CSIC.


¿Qué ventajas me aporta Digital.CSIC como autor, cuando mis trabajos ya los leen mis colegas de disciplina de ésta y otras instituciones?  subir

Digital.CSIC, con su apuesta por el acceso abierto como estrategia de difusión de las publicaciones científicas, ofrece la posibilidad de incrementar la visibilidad de las mismas y de llegar a un número mayor de lectores, lo que potencialmente se traducirá además en un número más elevado de citas a los trabajos. Ofrece además la posibilidad de tomar parte en una iniciativa internacional apoyada cada vez más por la comunidad científica para facilitar la comunicación científica y recuperar en cierta medida el control sobre la difusión de sus propias publicaciones.

Vea los servicios que ofrece Digital.CSIC a la comunidad científica del CSIC en la sección “Recursos para investigadores” de nuestra web.


¿Es obligatorio archivar las publicaciones en Digital.CSIC?  subir

Digital.CSIC nace de la firma, por parte de la Presidencia del CSIC, de la Declaración de Berlín en el 2006. El compromiso del CSIC por difundir en abierto la investigación que realiza su comunidad científica ha supuesto la puesta en marcha de una política institucional que incluye el desarrollo de este repositorio institucional centralizado en que participan todos los centros e institutos del CSIC. Desde su Presidencia se han enviado varias cartas a todo el personal investigador del organismo animando a tomar parte en la iniciativa. La Red de Coordinación de Bibliotecas del CSIC también apoya el acceso abierto participando en el Programa de Asociación de Instituciones de Biomed Central del que pueden beneficiarse los investigadores del CSIC que quieran publicar en sus títulos.

De acuerdo con el artículo 4 apartado 3 de la convocatoria para solicitar ayudas de apoyo a líneas de I+D de grupos de investigación del CSIC y co-financiada por la Comunidad de Madrid (BOCM 20 de mayo de 2008, número 119) los grupos de investigación del CSIC que reciben financiación de la Comunidad de Madrid deben facilitar la publicación en abierto de sus resultados de investigación en el repositorio institucional Digital.CSIC.

En agosto de 2008 la Comisión Europea lanzó su Proyecto Piloto de Acceso Abierto para alcanzar una amplia difusión y visibilidad de los resultados de la investigación financiada por el 7 Programa Marco (vigente hasta el 2013). De acuerdo con esta iniciativa los artículos que resulten de la investigación financiada por el 7 Programa Marco deben difundirse en acceso abierto después de un periodo de embargo. Los sectores disciplinarios que participan en esta iniciativa son:

-Energía
-Medio ambiente
-Salud
-Tecnologías de la Información y de la Comunicación (Sistemas Cognitivos, Interacción, Robótica)
-Infraestructuras de Investigación (e-Infrastructures)
-Ciencia en Sociedad
-Ciencias Sociales y Económicas y Humanidades

Los acuerdos de financiación científica entre investigadores y la Comisión Europea en estas áreas que hayan sido firmados tras el lanzamiento del Proyecto Piloto de Acceso Abierto contienen una cláusula que especifica que los artículos resultantes de tal investigación deben depositarse en un repositorio institucional (en el caso del CSIC, en Digital.CSIC) en un plazo de 6 meses (Energía, Medio ambiente, Salud, Tecnologías de la Información y de la Comunicación, e-Infrastructures) o 12 meses (Ciencia en Sociedad, Ciencias Sociales y Económicas y Humanidades). Para facilitar la aplicación práctica de este Proyecto Piloto de Acceso Abierto, la Comisión Europea ha diseñado una “carta modelo” y un “addendum modelo” al acuerdo de copyright que deben firmar los autores a la hora de publicar sus trabajos con una casa editorial.

Por otra parte, el European Research Council (ERC) hizo pública en diciembre del 2007 su posición con respecto al acceso abierto: de acuerdo con sus líneas guías, requiere que toda las publicaciones referenciadas y financiadas por el ERC sean depositadas en un archivo abierto apropiado, sea ArXiv, PubMed o un repositorio institucional, y difundirlas en acceso abierto en el plazo de 6 meses.

Además, el 3 de diciembre de 2011 entró en vigor la nueva Ley de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación en sustitución de la norma aprobada en 1986. Destacamos su artículo 37 por su impacto directo sobre la producción del CSIC, ya que prevé la difusión a través de repositorios de las publicaciones resultantes de los proyectos de investigación financiados por los Presupuestos Generales del Estado. En concreto, “el personal de investigación cuya actividad investigadora esté financiada mayoritariamente con fondos de los Presupuestos Generales del Estado hará pública una versión digital de la versión final de los contenidos que le hayan sido aceptados para publicación en publicaciones de investigación seriadas o periódicas, tan pronto como resulte posible, pero no más tarde de doce meses después de la fecha oficial de publicación”. Es decir, l a Ley requiere el depósito de los borradores revisados de autor (post-prints) de sus artículos financiados por los Presupuestos Generales del Estado.

Más información sobre estas políticas de acceso abierto con impacto en la producción científica del CSIC está disponible en la Guía sobre políticas, leyes y normativas de agencias financiadoras sobre acceso abierto que afectan a la producción de la comunidad científica CSIC (http://digital.csic.es/handle/10261/38733)

En la actualidad, hay más de 1.700 repositorios en todo el mundo y la mayoría de los centros superiores de investigación y otras instituciones científicas han creado un repositorio para aumentar la accesibilidad y la visibilidad internacional del trabajo que realizan. Por otra parte, cada vez son más las agencias de financiación y centros de investigación y universidades que están adoptando mandatos institucionales, tal y como puede verse en ROARMAP.


¿Qué hay que hacer para pedir una sesión formativa o informativa de Digital.CSIC en mi instituto?  subir

Se hace bajo demanda del centro. Para solicitar una sesión de presentación en su instituto, puede ponerse en contacto con su biblioteca, o bien con la Oficina Técnica Digital.CSIC (isabel.bernal@bib.csic.es).


¿Hace falta disponer de un usuario para consultar los contenidos de Digital.CSIC o para subscribirse a una colección?  subir

No. Los usuarios Digital.CSIC son necesarios para archivar publicaciones en el repositorio, no para consultarlas.

Las suscripciones a colecciones de Digital.CSIC son una herramienta de alerta de incorporación de nuevas publicaciones al repositorio en una determinada ubicación. Cuando un usuario se suscribe a una colección, por ejemplo a (CBM) Artículos post-print, Digital.CSIC le enviará un correo de aviso cada vez que se archive un nuevo artículo en la colección de artículos post-print del Centro de Biología Molecular “Severo Ochoa”.

Para suscribirse a una colección de Digital.CSIC, basta con dirigirse a la página de dicha colección navegando por la estructura de comunidades, subcomunidades y colecciones. En la página de colección hay un botón acompañado del literal “Suscribirse para recibir un correo electrónico cada vez que se introduzca un ítem en esta colección”.

Además, en nuestra página de inicio en el margen inferior izquierdo se encuentra a disposición de los usuarios un servicio de RSS en las versiones 1.0 y 2.0. para conocer en tiempo real los últimos trabajos depositados en el repositorio.


¿Quién puede tener un usuario Digital.CSIC?  subir

Vea.Solamente se puede tener un usuario por persona.


¿Por qué no tengo usuario Digital.CSIC a pesar de formar parte de un instituto del CSIC?  subir

Puede ocurrir que no tenga usuario Digital.CSIC asignado. En ese caso, póngase en contacto con la Oficina Técnica de Digital.CSIC (digital.csic@bib.csic.es).


Mi usuario Digital.CSIC no está operativo. ¿Cuál puede ser la causa?  subir

Para que un usuario Digital.CSIC esté operativo para el archivo de trabajos en el repositorio, ha de tener asignado un perfil de permisos de archivo asociado al instituto del CSIC al que pertenece el autor. Para asignar permisos de archivo a un usuario Digital.CSIC ya existente, póngase en contacto con la Oficina Técnica de Digital.CSIC (digital.csic@bib.csic.es).


¿Cómo funciona la autenticación de usuario?  subir

Se lleva a cabo pulsando en el botón “Log-in” que encuentra en la página de inicio de nuestra web, en el margen superior izquierdo, y requiere estar dado de alta en la intranet del CSIC. Al hacer clic en el botón, el programa se dirige a la interfaz de autenticación CAS de la intranet. Introduciendo el usuario (NIF) y la palabra de paso de la intranet, se accederá también a Digital.CSIC con la ventaja de no tener que recordar contraseñas adicionales.


¿Puedo asociar mi usuario Digital.CSIC a mi correo personal?  subir

No. La adscripción del usuario Digital.CSIC se realiza con la dirección de correo del instituto de investigación del autor.


Soy miembro de un instituto mixto del CSIC y la universidad, pero estoy adscrito a la universidad, no al Consejo. ¿Puedo disponer de un usuario Digital.CSIC y archivar mis trabajos en el repositorio del CSIC?  subir

Sí. Cualquier trabajo que se publique con adscripción CSIC en los datos de afiliación del autor es susceptible de archivarse en Digital.CSIC, con independencia de que el autor esté adscrito al Consejo o a otra institución que administra un centro mixto.


¿Qué sucede si se producen cambios en las direcciones de correo electrónico o hay cambios en la estructura de los institutos del CSIC?  subir

Hay que notificarlo a la Oficina Técnica Digital.CSIC (digital.csic@bib.csic.es) para que actualice sus datos.


¿Qué ocurre si un autor cambia de instituto de adscripción?  subir

Cuando un autor cambia de instituto de afiliación, se conceden permisos de archivo adicionales sobre el nuevo instituto a su usuario Digital.CSIC, con el fin de que sus publicaciones siguientes puedan archivarse en las colecciones de dicho instituto.


¿Se pierde el usuario Digital.CSIC si se abandona el CSIC?  subir

Sí, dado que el correo electrónico ya no estará vigente. Lo recomendable en ese caso es recurrir al servicio de archivo delegado a través de la biblioteca del centro o la Oficina Técnica para depositar los trabajos de la etapa en la que el investigador estaba adscrito al CSIC.


¿Es imprescindible adjuntar un archivo de texto completo en el proceso de depósito de un trabajo en Digital.CSIC?   subir

En este momento sí, aunque está previsto un desarrollo que permita obviar este paso. No es imprescindible, sin embargo, que el archivo adjunto sea el archivo de texto completo del trabajo depositado, particularmente si no se dispone de una versión del mismo autorizada por el editor. En estos casos se recurre el archivo en “acceso restringido”, y se emplea un fichero comodín.


¿Qué es el servicio de archivo delegado (SAD)?  subir

El servicio de archivo delegado es un servicio de depósito de trabajos en Digital.CSIC que se ofrece desde las bibliotecas de los institutos para el personal de dichos centros y desde la Oficina Técnica Digital.CSIC para la totalidad de los usuarios del repositorio. Para ver el bibliotecario de contacto en las bibliotecas del CSIC con SAD vea http://hdl.handle.net/10261/44497.

Para el servicio de archivo delegado hay disponible un formulario de envío de trabajos en el que hay que incluir una mínima descripción de los mismos además del archivo de texto completo.


¿Qué ayuda reciben los investigadores del CSIC para archivar sus publicaciones?  subir

Las bibliotecas de los institutos conocen el procedimiento para el archivo de trabajos en el repositorio, y archivan todos los trabajos que se reciben por correo electrónico o a través del formulario de envío. La Oficina Técnica también se ocupa de estas tareas en el caso de que no haya biblioteca en el centro o la biblioteca no tenga este servicio aún activado.

Además, son muchos los departamentos de institutos del CSIC que han encargado la labor de archivo de sus publicaciones a personal administrativo del mismo, que recibe previamente la formación apropiada desde la Oficina Técnica.


¿Puedo modificar la descripción bibliográfica de mis trabajos que figura en Digital.CSIC?  subir

Todos los usuarios de Digital.CSIC tienen asignados por defecto permisos para la edición y actualización de la descripción bibliográfica de los trabajos archivados por ellos mismos. Sin embargo, si el trabajo lo ha sido otra persona es necesario tener permisos de administración para modificarlos. Para más información sobre los procedimientos de trabajo, puede consultar el Manual de edición de registros.


¿Puedo sustituir o eliminar el archivo asociado a un registro de Digital.CSIC?  subir

Sí, todo usuario debidamente autenticado puede hacerlo dentro de las colecciones en las que tiene asignadas permisos.


¿Existen limitaciones de tamaño para los archivos que pueden depositarse en Digital.CSIC?  subir

Sí, el límite máximo establecido para subir un archivo individual en Digital.CSIC es 512 MB. Para la visualización de los archivos, en general Explorer soporta tamaños mayores que Mozilla.


¿Cómo envío un fichero de texto completo para su archivo delegado en Digital.CSIC si excede el tamaño que admite el sistema de correo electrónico?  subir

Existe un servicio de envío de grandes archivos (SEGA) en el servicio webmail del CSIC, https://webmail.csic.es/sega/. Si el tamaño del archivo excediera asimismo los límites de este servicio, lo recomendable es su archivo temporal en un servidor de ficheros que permita su recuperación remota por parte de la biblioteca del instituto o la Oficina Técnica de Digital.CSIC. Si esta opción no está disponible, puede ponerse en contacto con la Oficina Técnica (digital.csic@bib.csic.es), donde le indicaremos alternativas.


¿Qué recursos hay disponibles para el archivo de trabajos?  subir

La Oficina Técnica ha preparado los siguientes recursos para los investigadores y bibliotecarios del CSIC:


¿Cómo se recogen los nombres de autor en Digital.CSIC?  subir

Con el fin de evitar homonimias y duplicados en la medida de lo posible, el criterio general de asignación de nombres de autores en Digital.CSIC es el de consignar el nombre completo con un solo apellido si el primer apellido es suficientemente singular, y con dos apellidos si el primer apellido es común.

El criterio contiene cierto grado de ambigüedad y pueden darse excepciones. Además, para que el esquema sea flexible, en caso de conflicto del criterio con los deseos de los autores, como norma prevalecerán éstos últimos.

En el caso de apellidos separados por guión, en general se recogerá la forma del nombre que sea más habitual en la firma de trabajos de los autores.


¿Qué es un registro de acceso restringido?  subir

Un registro de acceso restringido es la modalidad de registro que se archiva en Digital.CSIC cuando se da cualquiera de las siguientes situaciones:

  • Cuando la editorial en cuestión no permite el depósito de ninguna de las versiones del trabajo (ni pre-print, ni post-print de autor ni PDF del editor) en un repositorio institucional
  • Cuando hay un embargo activo
  • Cuando la persona que está realizando el depósito (autor, bibliotecario del centro correspondiente, u Oficina Técnica) no poseen la versión del texto que sí que se podría adjuntar.

En los 2 últimos casos se entiende que la opción “acceso restringido” debe ser sólo de carácter temporal.

En los casos de registros de acceso restringido se recoge únicamente la descripción del trabajo con un enlace a la versión en el sitio web del editor.


¿Qué sucede si un trabajo lo han publicado dos o más autores de diferentes institutos del CSIC?  subir

El trabajo se adscribe al Instituto al que pertenezca la persona que lo sube y tendrá que avisar a la Oficina Técnica (digital.csic@bib.csic.es) para mapearlo, es decir, enlazar con el resto de institutos de afiliación de los co-autores.


¿Cómo debo llamar a los ficheros de los registros?  subir

Para una buena gestión de los recursos electrónicos y su accesibilidad es fundamental denominar adecuadamente los ficheros de los registros. A la hora de poner nombre a los ficheros se recomienda:

- Elegir nombres que sean suficientemente descriptivos del contenido, por ejemplo, usando parte de la referencia bibliográfica del trabajo en sí
- Evitar llamar a los ficheros por un número, ya que no es suficientemente descriptivo del contexto del registro
- Evitar el uso de caracteres como , . : ; / () $ & | [ ] *< > “¿
- Usar el guión bajo (_) mejor que espacios en blanco entre palabras
- No superar los 25 caracteres
- Para registros que tienen varias versiones, es aconsejable diferenciar unas versiones de otras indicando v01, v02 etc, en vez de update, nuevo etc. Una excepción resulta cuando denominamos a la versión definitiva, en cuyo caso puede llamarse FINAL. Para estos casos, se aconseja ser consistente en el nombre de los distintos ficheros para guardar una coherencia interna.